Use Cases für die Projektinitiierung

Viele Unternehmen benutzen „Use Cases“, um eine abstrakte Beschreibung ihres Vorhabens zu entwickeln und dieses zu kommunizieren. Unabhängig von der später eingesetzten Methode, mit der ein Vorhaben realisiert wird, gibt es vorab zu ermittelnde Daten, die ein Stakeholder benötigt, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Was ist ein Use Case?

Ein Use Case oder auch Anwendungsfall ist eine Beschreibung von Abläufen, die ein Akteur betreibt, um ein fachliches Ziel zu erreichen. Im Kontext der UML (Unified Modeling Language) ist das Use Case Diagramm die Beschreibung des Betrachtungsumfeldes (Scope, Kontext) und der darin enthaltenen Abläufe, die durch beispielsweise Ablauf-, Sequenz- oder Zustandsdiagramme detailliert beschrieben werden.

Welche Informationen beinhaltet ein Use Case?

Neben dem Namen und einer eindeutigen Identifikation beinhaltet ein Use Case mindestens die folgenden Informationen:

  • Beteiligte Akteure. Akteure sind beteiligte Personen (Kunde, Nutzer, …) oder Systeme (Datenbereitstellung, Datenabfrage, …) außerhalb des beschriebenen Kontextes. Hierzu zählen neben den Nutzern des Systems auch alle Personen oder Systeme, die die Zielerreichung unterstützen.
  • Verwendete Use Cases. Verwendete Use Cases sind Anwendungsfälle, die in dieser Beschreibung referenziert sind und die an anderer Stelle beschrieben sind.
  • Auslöser. Auslöser sind alle fachlichen Gründe oder Situation, die den Anwendungsfall auslösen.
  • Vorbedingungen. Vorbedingungen sind alle Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit der Anwendungsfall ausgeführt werden kann. Eventuell unterscheiden sich die Vorbedingungen in Abhängigkeit zu den Auslösern.
  • Ergebnis / Nachbedingung. Hier sind die erwarteten Ergebnisse oder Zustände nach einem erfolgreichen Durchlauf des Anwendungsfalles zu beschreiben.

Welche Informationen werden noch benötigt?

Jede Veränderung oder Integration eines Informationssystems inkludiert immer auch eine Organisationsänderung. Um die entsprechenden Stakeholder (Mitarbeiter, Organisationsleiter, Kunde, etc.) für das anvisierte Ziel begeistern zu können, muss dargestellt werden, welchen Einfluss die neuen oder veränderten Informationssysteme auf diese Stakeholder haben werden. Während der Use Case lediglich den veränderten oder neugeschaffenen Ablauf aus fachlicher Sicht beschreibt, bedarf es weiterer Informationen über die Veränderungen der Fachlichkeit selbst:

  • Geschäftsfunktion. Geschäftsfunktionen beschreiben Aktivitäten, die für die Leistungserbringung von Organisationseinheiten notwendig sind. Hier sind neben der Aufstellung der Geschäftsfunktionen, die Veränderungen zu beschreiben und eine erste Bewertung (z.B. Pro- / Kontraliste) je betroffener Organisationseinheit durchzuführen.
  • Geschäftsdaten. Geschäftsdaten sind abstrakte Datenobjekte (z.B. Person, Kontaktdaten), die zur Durchführung von Geschäftsfunktionen notwendig sind oder durch sie verändert werden. Bei der Aufstellung der Veränderungen sind sowohl qualitative (z.B. Datenstruktur) und quantitative (z.B. Datenwachstum) Aspekte zu betrachten, als auch zu beschreiben mit welchen Informationssystemen diese verwaltet werden.
  • Organisationseinheiten. Unter Organisationseinheiten werden alle Personen, Rollen und Organisationen verstanden, die die Durchführung der genannten Geschäftsfunktionen aktiv oder passiv begleiten. Hierzu zählen neben den Empfängern des Ergebnisses auch die Betreiber der Informationssysteme. Zu der Aufstellung der Organisationen sind hier die Auswirkungen, die auf die betroffenen Organisationseinheiten einwirken werden aufzuzeigen.
  • Informationssysteme. Informationssysteme sind aus Geschäftssicht abstrakt beschriebene Systeme, die die Durchführung von Geschäftsfunktionen unterstützen. Die Beschreibung der Informationssysteme muss implementierungsunabhängig sein!
  • Risikomanagement. Die Risiken bzw. Ungewissheiten, die durch die Veränderung selbst oder während des Veränderungsprozesses auftreten können, müssen aufgestellt und bewertet werden.

Zusammenfassung

Für die Entwicklung und dem erfolgreichen Start neuer Vorhaben in der IT ist es elementar, dass das Ziel der Veränderung allen Beteiligten klar und verständlich aufgezeigt wird und Einigkeit über das Ergebnis erzielt wird. Nur wenn dieses gemeinsame Verständnis vorhanden ist, dann werden auch schwierige Vorhaben gelingen. Dabei ist es unerheblich, welche Form des Managements für die Initiative gewählt wird.


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